Bagi banyak pemilik usaha kecil, akhir bulan sering membawa pertanyaan yang tidak menyenangkan: ke mana perginya uang usaha? Penjualan naik, tetapi kas justru menipis. Pengeluaran sulit dilacak karena catatan tersebar di buku tulis, kuitansi, dan lembar kerja. Akuntansi digital menawarkan jalan keluar. Namun, benarkah teknologi ini menghemat biaya, atau malah menambah pengeluaran baru?

Menurut saya, jawabannya bergantung pada cara usaha menggunakannya, besar biaya yang dikeluarkan, dan apakah manfaatnya sepadan dengan investasinya.

Pencatatan yang Masih Menjadi Pekerjaan Rumah

Menjalankan usaha kecil tidak hanya berarti menjual produk atau jasa. Pemilik usaha juga harus mencatat transaksi, memantau pengeluaran, mengelola arus kas, dan memastikan usahanya benar-benar menghasilkan laba. Ketika catatan tidak lengkap atau terlambat diperbarui, pemborosan sulit ditemukan, laba aktual sulit dihitung, dan keputusan diambil tanpa informasi yang memadai.

Badan Pusat Statistik (BPS), dalam publikasi Statistik E-Commerce 2023 yang terbit pada Januari 2025, melaporkan bahwa hanya 15,19 persen usaha e-commerce yang memiliki laporan keuangan. Angka ini merujuk pada usaha e-commerce, bukan seluruh usaha kecil di Indonesia. Meski begitu, data tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan informasi keuangan pelaku usaha masih memerlukan perbaikan.

Akuntansi digital dapat membantu, tetapi pencatatan yang lebih baik tidak otomatis membuat pengeluaran lebih rendah. Pertanyaan utamanya adalah apakah sistem yang dipakai benar-benar membantu usaha menekan biaya dan memanfaatkan sumber daya dengan lebih efisien.

Dari Mana Penghematan Datang?

Perangkat lunak akuntansi digital dapat mencatat transaksi, menghitung total, mengelompokkan pengeluaran, menyusun laporan, dan, bergantung pada fiturnya, terhubung dengan sistem penjualan atau pembayaran. Fungsi-fungsi ini berpotensi mengurangi pekerjaan manual yang berulang.

Sumber manfaat yang paling jelas adalah waktu kerja. Pada usaha yang mencatat secara manual, karyawan bisa menghabiskan berjam-jam untuk menghitung total, memeriksa kuitansi, dan menyiapkan laporan bulanan. Otomatisasi dapat memangkas waktu tersebut.

Namun, waktu yang berkurang tidak serta-merta menurunkan biaya gaji. Jika karyawan tetap menerima gaji bulanan yang sama, penghematan beberapa jam belum mengurangi pengeluaran. Manfaat finansialnya baru nyata jika usaha dapat menekan lembur, menghindari perekrutan tenaga administrasi tambahan saat transaksi meningkat, atau mengalihkan waktu karyawan ke pelayanan pelanggan dan pengelolaan persediaan.

Perangkat lunak juga dapat mengurangi biaya kertas dan pencetakan, menemukan pembayaran ganda, serta membuat pengeluaran yang janggal lebih mudah terdeteksi. Meski demikian, manfaat aktualnya tetap bergantung pada karakteristik usaha dan sistem yang digunakan.

Simulasi Sederhana

Bayangkan sebuah kafe yang menghabiskan 20 jam kerja karyawan setiap bulan untuk menyusun catatan keuangan secara manual. Setelah memakai perangkat lunak akuntansi, pekerjaan yang sama hanya memerlukan delapan jam, sehingga ada penghematan 12 jam per bulan.

Dengan estimasi biaya tenaga kerja Rp20.000 per jam, nilai waktu yang dihemat mencapai Rp240.000 per bulan. Jika biaya langganan perangkat lunak diasumsikan Rp100.000 per bulan, nilai waktu yang dihemat lebih besar Rp140.000 daripada biaya langganan, sebelum memperhitungkan biaya pelatihan dan pengeluaran lainnya.

Angka ini hanyalah ilustrasi, bukan hasil dari usaha tertentu. Rp240.000 adalah estimasi nilai waktu kerja, bukan penghematan kas yang pasti terjadi. Kafe baru benar-benar menghemat kas jika berkurangnya beban kerja menurunkan pembayaran lembur atau mencegah perekrutan karyawan tambahan. Jika tidak, manfaat utamanya adalah peningkatan produktivitas, bukan penurunan biaya gaji.

Karena itu, usaha kecil perlu membandingkan total biaya penerapan perangkat lunak dengan manfaat yang dapat diukur. Pemilik usaha bisa mencatat waktu kerja sebelum dan sesudah memakai sistem, membandingkan biaya lembur dan administrasi, serta memeriksa apakah kesalahan pencatatan dan pembayaran ganda berkurang. Cara ini jauh lebih realistis daripada langsung menganggap teknologi pasti menghemat uang.

Pelajaran Dari Café Abang

Penelitian Candy dan Michelle Selvia Liu (2024) mengkaji penggunaan perangkat lunak akuntansi Manager.io untuk memperbaiki penyusunan laporan keuangan di Café Abang. Studi itu memberi contoh praktis tentang bagaimana perangkat lunak dapat membantu menyusun dan merapikan laporan keuangan.

Informasi keuangan yang lebih tertata memang membantu pemilik usaha memahami transaksi dan menilai kondisi keuangannya. Akan tetapi, perbaikan pelaporan tidak boleh disamakan dengan turunnya biaya operasional. Selama penelitian tidak mengukur biaya aktual sebelum dan sesudah penerapan, besarnya penghematan belum dapat dipastikan.

Dengan demikian, kasus Café Abang lebih tepat dibaca sebagai ilustrasi potensi perangkat lunak dalam memperbaiki pengelolaan keuangan, bukan bukti bahwa penggunaannya pasti menghemat uang dalam jumlah tertentu.

Biaya dan Risiko yang Tidak Boleh Diabaikan

Akuntansi digital tidak selalu gratis. Usaha mungkin harus membayar langganan, membeli perangkat yang sesuai, melatih karyawan, dan menyediakan akses internet. Sebagian sistem juga memerlukan biaya tambahan untuk keamanan data dan dukungan teknis.

Risikonya pun nyata. Kesalahan input data dapat menghasilkan laporan yang menyesatkan. Kata sandi yang lemah atau praktik keamanan yang buruk dapat membuka akses ke informasi keuangan yang rahasia. Sistem yang terlalu rumit bahkan bisa menambah pekerjaan, bukan menguranginya.

Maka, saya berpendapat usaha kecil sebaiknya memilih perangkat lunak sesuai kebutuhan nyata. Toko kecil yang hanya perlu mencatat pemasukan dan pengeluaran belum tentu memerlukan sistem mahal dengan fitur persediaan atau penggajian yang kompleks. Memulai dari pilihan terjangkau, lalu menambah fitur seiring kebutuhan, dapat menghindarkan usaha dari membayar fungsi yang jarang dipakai.

Teknologi Bukan Tujuan

Akuntansi digital dapat membantu usaha kecil menghemat biaya, tetapi hasilnya tidak datang dengan sendirinya. Manfaat terbesarnya berasal dari berkurangnya pekerjaan berulang, terkendalinya biaya administrasi, terhindarnya perekrutan yang belum perlu, dan terdeteksinya masalah keuangan lebih dini.

Bagi pelaku usaha kecil di Indonesia, menggunakan teknologi bukan soal mengikuti tren. Pemilik usaha perlu lebih dahulu mengenali masalah keuangan yang dihadapi, membandingkan total biaya berbagai sistem, dan memantau apakah penerapannya membawa perbaikan yang terukur.

Pada akhirnya, nilai utama akuntansi digital tidak hanya terletak pada kemudahan mencatat transaksi, tetapi pada kemampuannya mengubah catatan yang andal menjadi keputusan bisnis yang lebih baik. Pertanyaannya bukan sekadar apakah perangkat lunak itu terjangkau, melainkan apakah usaha memakainya secara efektif sehingga manfaatnya sepadan dengan biayanya.

Oleh : Alhassane Diallo, Mahasiswa internasional asal Guinea (Afrika Barat), program magister akuntansi Universitas Muhammadiyah Malang (UMM).